Beleid en praktijken

Richtlijnen inzake Duurzaamheid voor externe zakenpartners

30 mei 2014

De stelregel van P&G dat de manier waarop wij als bedrijf en als individu handelen gebaseerd is op het juist handelen in alles wat we doen. Dit zorgt ervoor dat consumenten ons vertrouwen, onze klanten en onze zakenpartners zaken met ons willen doen, onze aandeelhouders in ons willen investeren, onze externe belanghebbenden respect voor ons tonen en de grootste talenten willen komen werken voor P&G.

Wij handelen naar de geest en de letter van de wet en houden ons aan hoge ethische normen, waar we ook zaken doen. Wij gaan actief op zoek naar zakenpartners die onze waarden met ons delen en de toepassing van deze hoge normen bevorderen bij hun zakelijke relaties.

Deze Richtlijnen inzake Duurzaamheid voor externe zakenpartners geven meer uitleg over de wereldwijde normen die in de dagelijkse bedrijfsactiviteiten namens P&G moet gevolgd worden. Wij verwachten van externe zakenpartners en hun leveranciers dat zij het engagement van P&G ten aanzien van deze normen delen. P&G behoudt zich het recht voor om audits uit te voeren om de naleving van deze richtlijnen te controleren en om elke zakelijke relatie te beëindigen wanneer de externe zakenpartner deze richtlijnen overtreedt, niet aanpast of een patroon vertoont van regelmatige overtreding van deze richtlijnen.

Compliance met de wetgeving

Externe zakenpartners dienen zich te allen tijde aan de wet te houden. Externe zakenpartners en hun medewerkers moeten ervoor zorgen dat zij begrijpen welk impact deze normen en de wet hebben op hun werk voor P&G. Geen enkele externe zakenpartner heeft de bevoegdheid om te eisen of te Vragen dat een van zijn werknemers of iemand anders deze normen of enige wet of regelgeving overtreedt.

Mensenrechten

P&G respecteert de internationaal erkende rechten van de mens die beschreven staan in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en de daarmee verband houdende overeenkomsten en in de Verklaring van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) over de fundamentele beginselen en rechten op het werk. Wij verwachten dat ook onze externe zakenpartners deze internationaal erkende rechten van de mens naleven. In onze beslissingen om opdrachten toe te kennen, blijven we veel waarde hechten aan gevestigde en potentiële externe zakenpartners die deze mensenrechten consequent naleven. Onze verplichtingen op het gebied van mensenrechten worden gedetailleerd beschreven in onze Beleidsverklaring Mensenrechten en ons Sociaal Beleid & Verklaringen.

Kinderarbeid

Externe zakenpartners van P&G mogen geen misbruik maken van kinderarbeid. De term 'kind' staat voor een persoon jonger dan 15 jaar (of 14 wanneer de lokale wetgeving dit toestaat) of, indien hoger, de lokale minimumleeftijd voor tewerkstelling hetzij de leeftijd voor het afronden van de schoolplicht. P&G verbiedt de tewerkstelling van jonge werknemers (m.a.w. jonger dan 18 jaar of zoals gedefinieerd door de lokale wetgeving) in gevaarlijk werk op basis van leeftijdsgrenzen en soorten werk (bv. nachtarbeid) zoals vastgelegd in de lokale wetgeving.

Dwangarbeid, mensenhandel en ontvankelijkheidscriteria

Tewerkstelling moet vrijwillig en vrij gekozen kunnen worden. Externe zakenpartners, met inbegrip van wervingsbureaus, moeten controleren of werknemers wettelijk in aanmerking komen om te werken. Externe zakenpartners, met inbegrip van wervingsbureaus, mogen geen gevangenen tewerkstellen, noch overgaan tot contractarbeid, slavenarbeid, mensenhandel of hedendaagse slavernij. Externe zakenpartners mogen nooit lijfstraffen of andere vormen van mentale en/of fysieke dwang toepassen. Werknemers van externe zakenpartners mogen niet worden verplicht om waarborgen te stellen, identiteitspapieren in te leveren of kosten te betalen voor hun aanwerving en moeten vrij zijn om hun werknemer na kennisgeving met een redelijke termijn te verlaten. P&G verwacht van wervingsbureaus die voor P&G werken dat zij hun medewerkers, die aan de P&G-account zijn toegewezen, opleiden om ervoor te zorgen dat zij deze eisen begrijpen.

Salarissen en werkuren

Externe zakenpartners dienen alle wetten inzake verloning en werkuren na te leven, met inbegrip van minimumloon, overuren, maximale werktijden, maaltijden en rusttijden, en wettelijk verplichte voordelen aan te bieden. Indien lokale industrienormen de toepasselijke wettelijke vereisten overtreffen, worden externe zakenpartners aangemoedigd om lonen te bieden die voldoen aan deze hogere lokale industrienormen.

Dwang, pesterijen en disciplinaire maatregelen

P&G verwacht van haar externe zakenpartners dat zij hun medewerkers met waardigheid en respect behandelen. Van externe zakenpartners wordt verwacht dat zij over de nodige systemen beschikken om de onaanvaardbare behandeling van werknemers te voorkomen, op te sporen en op te lossen, zoals intimidatie, oneigenlijk gebruik van disciplinaire maatregelen, discriminatie, fysieke of mentale bestraffing, of andere vormen van intimidatie of misbruik (bijvoorbeeld fysiek geweld, bedreigingen, seksuele of andere intimidatie, verbaal geweld, elke vorm van lijfstraffen of andere vormen van mentale en/of fysieke dwang als vorm van disciplinaire maatregel).

Discriminatie

Geen enkel vorm van discriminatie op grond van ras, huidskleur, geslacht, leeftijd, land van herkomst, godsdienst, seksuele geaardheid, genderidentiteit en -uitdrukking, burgerlijke staat, staatsburgerschap, beperking, veteranenstatus, medische toestand (bv. hiv/aids, zwangerschap enz.) of enige andere wettelijk beschermde factor wordt getolereerd. Externe zakenpartners mogen niet discrimineren bij hun aanwervings- en tewerkstellingspraktijken (vb. loon/promotie) en moeten de arbeidswetgeving volledig naleven. Beslissingen inzake tewerkstelling meten gebaseerd zijn op verdienste, vaardigheden en werkervaring.

Gezondheid en veiligheid

Externe zakenpartners dienen alle van toepassing zijnde wetten, regels, voorschriften en industrienormen op het gebied van gezondheid en veiligheid na te leven. Wij verwachten van onze externe zakenpartners dat zij zich inzetten voor en steun verlenen aan de verbetering van de gezondheid en veiligheid van hun activiteiten, werknemers en de samenleving. Van onze externe zakenpartners wordt verwacht dat zij alle redelijke en noodzakelijke maatregelen nemen om ongelukken en letsels te voorkomen, de blootstelling aan gezondheids- en veiligheidsrisico's te analyseren en tot een minimum te beperken, hun activa te beschermen, de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en het vertrouwen van het publiek te wekken. Als er een vraag rijst met betrekking tot de industrienormen voor belangrijke ingrediënten, neem dan contact op met jouw contactpersoon binnen de aankoopafdeling van P&G.

Milieuduurzaamheid

Externe zakenpartners dienen alle van toepassing zijnde milieuwetten, -regels en -voorschriften na te leven. P&G erkent dat we verantwoordelijk zijn voor milieuzorg en verstandig moeten omgaan met onze middelen. We streven ernaar maatschappelijk verantwoord om te gaan met bedrijfsmiddelen die de samenleving op de lange termijn ten goede komen. Ons streven naar milieuduurzaamheid komt aan bod in ons Milieubeleid en Milieuverklaringen. Van externe zakenpartners wordt verwacht dat zij de verplichtingen van P&G delen en de waarde en kwaliteit van hun producten optimaliseren door verantwoord om te gaan met bedrijfsmiddelen, door het milieu te beschermen en de ecologische voetafdruk van hun activiteiten te verkleinen. P&G zal de externe zakenpartners identificeren en informeren die een scorekaart of een gelijkwaardig online-instrument moeten gebruiken en indienen om de verbetering op het vlak van de meetbaarheid van de milieuduurzaamheid op te volgen. Alle overige externe zakenpartners worden aangemoedigd om deze scorekaart intern te gebruiken, indien van toepassing.

Klik hier voor meer informatie en oefenmateriaal betreffende deze Supply Chain Environmental Sustainability Scorecard.

Vrijheid van vereniging en van collectieve onderhandeling

Externe zakenpartners moeten de rechten van hun werknemers respecteren om al dan niet lid te zijn van een vakbond of op een erkende werknemersvertegenwoordiging in overeenstemming met de lokale wetgeving. Van externe zakenpartners verwachten wij dat ze een constructieve dialoog aangaan met deze vertegenwoordigers en te goeder trouw onderhandelen. Externe zakenpartners mogen werknemers, werknemersvertegenwoordigers of vakbondsleden niet lastig vallen, discrimineren of anderszins bestraffen op grond van hun belang en/of lidmaatschap van of aansluiting bij een vakbond, noch van hun wettige uitoefening van vakbondsactiviteiten, in overeenstemming met internationale arbeidsnormen.

Voorkomen van omkoping en corruptie

Externe zakenpartners moeten zaken doen in alle integriteit en volledig in overeenstemming met de geldende wetten. Externe zakenpartners mogen niets van waarde schenken, aanvaarden om te schenken of ontvangen met het doel het gedrag van een andere zakenpartner of ambtenaar te beïnvloeden om een mogelijk voordeel te verkrijgen. Ambtenaren zijn alle werknemers bij de overheid (met inbegrip van werknemers bij entiteiten die in handen zijn van of gecontroleerd worden door de overheid, zoals ziekenhuizen en energie- en mediabedrijven in bepaalde landen), verkozen ambtenaren, functionarissen van politieke partijen of kandidaten voor een openbaar ambt of een politieke functie. Externe zakenpartners mogen geen 'faciliterende betalingen' doen, dit zijn kleine betalingen (of 'fooien') aan individuele ambtenaren om routinematige overheidsbeslissingen te versnellen.

Geschenken, entertainment en giften

Van externe zakenpartners verwachten wij dat ons beleid inzake geschenken, entertainment en giften respecteren en naleven. Over het algemeen verbiedt het P&G-beleid het ontvangen van geschenken, entertainment of andere giften van mensen met wie P&G zaken doet en is dit niet aanvaardbaar, omdat dit een verplichting kan inhouden voor het bedrijf en mogelijk tot een belangenconflict kan leiden.

Bescherming van persoonsgegevens en data

Externe zakenpartners moeten de privacy van hun werknemers respecteren, en evenals die persoonsgegevens die P&G hen toevertrouwt om producten of diensten aan te bieden. P&G verwacht van externe zakenpartners dat zij persoonlijk identificeerbare informatie op correcte wijze beschermen en gebruiken. P&G verwacht dat alle externe zakenpartners hun werknemers en de werknemers van hun onderaannemers die zijn toegewezen om voor rekening van P&G te werken, opleiden om ervoor te zorgen dat zij de vereisten en hun persoonlijke verantwoordelijkheden inzake de persoonsgegevensbescherming en alle informatie, afkomstig van P&G begrijpen.

Het Privacybeleid van P&G is erop gericht persoonsgegevens te beschermen, te verzamelen en te gebruiken, uitsluitend voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Wij verhandelen, verkopen of verhuren geen persoonsgegevens die ons werden toevertrouwd.

Beveiliging van medewerkers en werkomgeving

Externe zakenpartners leven alle toepasselijke wetten na met betrekking tot algemeen gedrag, aanhouding/gevangenneming van personeel in verband met hun taken als beveiligingsverstrekker. Externe zakenpartners moeten ervoor zorgen dat alle personen menselijk worden behandeld, dat hun waardigheid en privacy worden gerespecteerd, dat foltering of andere wrede, onmenselijke of vernederende behandelingen, seksuele uitbuiting en seksueel misbruik of verkrachting of discriminatie worden verboden. Externe zakenpartners zorgen voor de opleiding van hun medewerkers omtrent deze en andere wettelijke vereisten.

De P&G Wereldwijde zakelijke gedragscode Hulplijn

We moedigen externe zakenpartners en medewerkers van externe zakenpartners die voor P&G werken aan om alle schendingen van het beleid van P&G of van de wet te melden. Meldingen kunnen rechtstreeks aan P&G worden gedaan op een van de volgende manieren:

De P&G Worldwide Business Conduct Hulplijn is een gratis nummer dat 24 uur op 24 uur en 7 dagen op 7 bereikbaar is, om ernstige problemen te melden.

De P&G Worldwide Business Conduct Hulplijn wordt bemand door een onafhankelijk bedrijf dat jou in de meeste talen kan te woord staan. P&G zal niet proberen jouw identiteit te achterhalen. Door de P&G Worldwide Business Conduct Hulplijn te bellen, kan je bestaande of vermoede overtredingen melden op anonieme wijze, voor zover dit door de wet is toegestaan. Hou er wel rekening meet dat het voor P&G soms moeilijker, zo niet onmogelijk is, om anonieme meldingen grondig te onderzoeken. Daarom raden wij je aan ons je identiteit mee te delen wanneer je je meldt bij de P&G Worldwide Business Conduct Hulplijn. Jouw identiteit wordt vertrouwelijk behandeld, voor zover dit door de wet is toegestaan.

Het P&G Ethics and Compliance Committee

Het P&G Ethics & Compliance Committee is samengesteld uit de Chief Executive Officer, de Chief Financial Officer, de Chief Legal Officer en de Global Human Resources Officer.

E-mail: ethicscommittee.im@pg.com
Stuur een e-mail aan: The Procter & Gamble Company Ethics & Compliance Committee One Procter & Gamble Plaza (C-11) Cincinnati, OH 45202

The P&G Corporate Secretary

E-mail: corpsecretary.im@pg.com
Stuur een e-mail aan: The Procter & Gamble Company Corporate Secretary One Procter & Gamble Plaza (C-11) Cincinnati, OH 45202